VIRTUDES DE UN BUEN DEPARTAMENTO DE PROTOCOLO

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La organización de un evento, sea de la naturaleza que sea, requiere de tiempo y de una buena coordinación. Os puedo asegurar que no existe el evento perfecto. Sí que se pueden minimizar los errores pero por muy planificado que esté el evento seguro que el día de su realización algo fallará. De ahí la importancia de contar con un buen equipo que se encargue de que todo salga lo mejor posible. Hoy me gustaría dedicar mi artículo a presentar unas pautas para maximizar el trabajo del departamento de protocolo.

En primer lugar, es importante que el departamento de protocolo sepa cuáles van a ser sus cometidos. La identificación de funciones será básica para que el equipo pueda realizar un buen trabajo. Una vez se conozcan las tareas a realizar el jefe del departamento será el responsable de distribuirlas. En este punto entra en juego las habilidades de un buen jefe de equipo. El encargado del departamento debe de conocer los puntos fuertes y débiles de las personas a su cargo. Este conocimiento le permitirá sin duda sacar el máximo partido de sus trabajadores.

En segundo lugar es importante que haya una buena comunicación no sólo dentro del Departamento de protocolo sino también entre todos los departamentos involucrados en la realización del evento. Conviene evitar las suposiciones. De lo contrario se corre el riesgo de que determinadas funciones no se realicen. La comunicación debe ser fluida y bilateral. La persona encargada del equipo de protocolo debe tener buenas habilidades de comunicación. Tiene que saber cómo y cuándo motivar a su equipo de trabajo. Debe de ser capaz de premiar el buen trabajo y al mismo tiempo reprender cuando el trabajo no se haya hecho correctamente.

El conocimiento de las normas y las costumbres sin duda ayudará al equipo de protocolo a desempeñar sus funciones. En el caso de los deportes, por ejemplo, no es lo mismo un deporte individual que uno colectivo. Sin duda la dimensión de los podios y el orden de entrega de trofeos son detalles que dependen del tipo de deporte. El conocimiento del protocolo de cada modalidad deportiva facilitará la organización del evento por parte del equipo de protocolo. Este mismo conocimiento del protocolo permitirá al experto explicar a los clientes el porqué de las decisiones tomadas por su departamento. Como podréis comprobar de nuevo aparece la importancia de unas buenas dotes de comunicación.

Una de las preguntas que me gusta plantear a mis alumnos es si consideran que el protocolo es una disciplina anclada en unos principios y normas antiguas. A mi entender el protocolo es una doctrina en continuo cambio. Esa flexibilidad debe de mostrarla un buen equipo de protocolo. Recordad que no existe el evento perfecto. Seguro que el día de la realización del evento se deberá tomar decisiones rápidas. Un buen jefe de departamento contará con los recursos necesarios para tomar decisiones rápidas en situaciones de mucho estrés y será capaz de hacer que el equipo a su cargo ejecute esos cambios en el menor tiempo posible.

Por último, la imagen es otra de las variables que todo departamento de protocolo debe de tener en cuenta en su día a día. No podemos olvidar que a nivel corporativo el departamento está representando a una empresa. El trabajo del departamento de protocolo debe impregnarse de los valores y filosofía de la marca a la que representan.

Si se tienen en cuenta todos estos aspectos el evento seguro que será un éxito y alcanzará todos sus objetivos. Ahora bien, el hecho de que sea un éxito no significa que durante la realización del mismo no se hayan producido contratiempos. Lo ideal es que los asistentes al evento no se den cuenta de estos errores y por eso los miembros del departamento de protocolo deben de tener la pericia suficiente como para estar presentes el día del evento pero al mismo tiempo pasar desapercibidos para los invitados al mismo.

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